Dersom du og din bedrift har noen rolige uker før sommerferien kan det være lurt å gjøre en opprydding i Teams. Her er nyttige tips til hvordan du gjør arbeidsplassen din klar for ferien og høsten.

Sommeren er i anmarsj, og det kan være en god tid for å ta en liten pause fra de daglige oppgavene og fokusere på å få system og struktur i organisasjonen. Da kan være lurt å rydde opp i Microsoft Teams da det (forhåpentligvis) er hovedplattformen for informasjon, samarbeid og dokumentarbeid.

På samme måte som vi ofte bruker våren og sommeren til å rydde i eget hjem, kan vi bruke denne perioden til å organisere og strukturere våre digitale arbeidsområder. En godt organisert Teams-plattform kan bidra til økt produktivitet og bedre samarbeid når vi er tilbake fra sommerferien. Ved å ta noen enkle grep kan vi sikre at Teams-miljøet er klart for en ny høst med prosjekter og samarbeid.

Noe av det beste med Teams er at det er en enkelt plattform – men med fantastiske muligheter til utvikling og integrasjoner. Teams kan brukes svært enkelt. En bedrift kan ha noen team hvor det jobbes i dokumenter og kanskje brukes innlegg og chat i noen grad. I tillegg er det utallige muligheter for å bygge god struktur og legge til nyttige applikasjoner og integrasjoner. Teams kan brukes enkelt – men med mulighet til utvidelse og tilpassing av utallige verktøy – både standard Microsoft-apper og tredjeparts-apper til organisasjonens behov.

Uansett om Teams brukes enkelt eller komplekst er struktur en sentral del av Teams. Enkeltbrukere kan bruke Teams komplekst og organisasjonen kan ha målsetning om å bruke Teams på god og effektiv måte. Utfordringene kan oppstå hvis ikke det er god struktur og det øker sannsynligheten for at Teams oppleves i større eller mindre grad som kaotisk og uoversiktlig.

Vi ser at noen bedrifter er gode til å ha tydelige retningslinjer for bruk av Teams, god administrativ kontroll og god struktur som opprettholdes over tid. Vi ser også bedrifter som ikke har plan, retningslinjer eller struktur i Teams, eller ikke opprettholder planen, retningslinjene og oppsatt struktur. Uansett kreves det at bedriften regelmessig rydder og opprettholder god kontroll og struktur i Teams. Det er som på hjemmebane. Selv et nyoppusset hus trenger rydding og vedlikehold.

Det kan være lurt hvis det er roligere tider inn mot sommeren til å ta en fot i bakken og gjøre litt godt ryddearbeid i Teams.

Her er noen enkle tips:

Administrative tips

• Ansvarliggjøring av administratorer
  Sørg for at administratorer har de nødvendige rettighetene til å administrere team og kanaler. Dette inkluderer å kunne legge til og fjerne medlemmer, samt endre innstillinger for team. Det skal være administratorer som eier teamene og er ansvarlige for å opprettholde struktur og orden i innhold, aktivitet, dokumenter og annet arbeid i teamene. Disse kan få en melding (chat) om at de bør gå over teamene de eier og rydde i innholdet.
• Rydd i eksisterende Team
  Gå gjennom alle eksisterende team og fjern de som ikke lenger er i bruk. Dette kan gjøres ved å arkivere team som ikke har vært aktive på en stund
• Gå gjennom medlemmer og medlemstillatelser
  Sjekk medlemslisten i hvert team og fjern medlemmer som ikke lenger trenger tilgang. Dette bidrar til å holde teamene relevante og sikre. Bedriften bør også ha kontroll på at medlemmer har rett tillatelser i Teams. Dette kan gjøres i Teams Admin Center og i innstillingene i de ulike teamene
• Lag en konsekvent navnestruktur
  Bruk en logisk og konsekvent navngivningskonvensjon for team og kanaler. Dette gjør det enklere for alle å finne frem

Brukertips

• Skjul og vis rette kanaler
  Skjul kanaler som du ikke bruker ofte, og vis de som er mest relevante for deg. Dette kan gjøres ved å høyreklikker på kanalen og velge "Skjul" eller "Vis"
• Vær medlem i relevante team
  Sørg for at du kun er medlem i team som er relevante for ditt arbeid. Dette reduserer støy og gjør det enklere å holde oversikt
• Tilpass varslinger
  Tilpass varslinger slik at du kun mottar varsler for viktige meldinger og aktiviteter. Dette kan gjøres i innstillingene for hvert team og kanal eller i generelle varslingsinnstillinger
• Oppdatering i Teams: Lag egne grupper med kanaler og chatter
  Opprett personlige grupper med kanaler og chatter med for eksempel spesifikke avdelinger, prosjekter eller arbeidsgrupper. Dette gjør det enklere å holde personlig struktur og kommunikasjon organisert

Ved å ta noen enkle grep for å rydde opp i Microsoft Teams før sommeren, kan bedriften og de ansatte nyte en mer strukturert og effektiv arbeidsplass. En ryddig Teams-plattform gjør det enklere å finne informasjon, forbedrer samarbeidet og øker produktiviteten.