Under korona-pandemien ble innføringen av Microsoft Teams innført i hui og hast for å opprettholde kommunikasjon og samarbeid i mange bedrifter. Ansatte i hele Norge ble tvunget inn i det som for mange var en ny plattform.
Hensikten til Microsoft Teams er å være en helhetlig plattform som effektiviserer kommunikasjon, samarbeid og blant de ansatte. Etter mye arbeid med Teams i ulike organisasjoner, offentlig og privat, ser jeg at de fleste har etterslep av hurtig innføring og implementering av Teams. Dessverre er det slik at mange bedrifter ikke har sett seg tilbake og bruker Teams på samme måte som da den hurtige innføringen under korona-pandemien.
Hvorfor jeg elsker Teams
I en verden hvor digitalt samarbeid har blitt fundamentalt, skiller Microsoft Teams seg ut som et kraftig verktøy for bedrifter i alle størrelser. Microsoft Teams er en alt-i-ett plattform som samler chat, møter, filer og applikasjoner. Genialt! I Microsoft Teams får bedriften min og jeg alt som trengs på et sted. Jeg opplever strukturen og brukersnittet som meget god. Det er klart at alle opplever det ikke slik. Selvfølgelig opplever ikke alle Teams som en genial plattform. Flere opplever at Teams er et sammensurium om flytende dokumenter, chatter, innlegg og annet rot. Hva kommer det av? Jeg mener det handler mye om hvordan bedriften har strukturert Teams og hvilke retningslinjer som følges. Hvordan kan man strukturere og bruke Teams på en optimal måte? Er du interessert i en prat om dette, ta kontakt gjennom skjemaet nederst i artikkelen.
Struktur, struktur, struktur!
Struktur i Teams-rom og kanaler er avgjørende for å sikre en god brukeropplevelse av Teams. Dersom Teams- miljøet i en bedrift er rotete og uoversiktlig vil det sannsynligvis føre til at Teams oppleves som vanskelig å bruke. Når det er orden i rom og kanaler, blir det enklere å finne relevant informasjon og samarbeide effektivt. God struktur bidrar til å redusere kaos og forvirring, og gjør at alle vet hvor de skal legge inn og finne dokumenter, meldinger og andre ressurser. Jeg er en person som elsker struktur og Microsoft Teams gir meget god struktur, dersom organisasjonen har satt det opp på en logisk måte. Et ryddig hjem gir ro i sjela og om ikke en ryddig og oversiktlig Teams- struktur gir ro i skjela øker det hvertfall brukeropplevelsen.
Her er noen enkle tips for å oppnå god struktur i oppsettet av Teams:
-
Logisk struktur av Team- rom og kanaler tilpasset bedriften sin struktur. Det finnes ingen fasit på et optimalt oppsett, men det bør være en struktur som er tilpasset bedriften. Se på et team er som et hus og en kanal er som et rom.
-
Opprett klare og konsistente navn på rom og kanaler: Bruk en logisk navngivningskonvensjon som alle forstår.
-
Ikke ha for mange team og kanaler.
-
Organiser innholdet i undermapper: Del inn informasjon og dokumenter i relevante undermapper for enkel tilgang.
-
Regelmessig gjennomgang og oppdatering: Hold Teams-rommene ryddige ved å jevnlig rydde opp og oppdatere innholdet.
Sett av tid til opplæring av de ansatte
Det er viktig at de ansatte får god opplæring i bruk av Teams for å sikre at plattformen utnytter sitt fulle potensial. Det er viktig at de ansatte mestrer plattformen og får en god brukeropplevelse. Og det er vesentlig at de ansatte kan bruke Teams etter bedriften sine retningslinjer da er en samarbeidsplattform. Dessverre er det etterdønninger fra pandemien og mange bedrifter har aldri gitt opplæring og Teams ruller og går som det gjort fra den hurtige implementeringen.
Filer, apper og de integrasjonene du ønsker
Med Teams kan du enkelt dele filer og dokumenter med kolleger. Plattformen integreres sømløst med OneDrive og SharePoint, noe som gjør det lett å få tilgang til og redigere dokumenter i sanntid. I tillegg til SharePoint og alle de fantastiske integrasjonene til Microsoft 365 kan man koble til tredjepartsprogrammer. Alt kan samles på et sted. Kommunikasjon, informasjon, dokumenter, notater, oppgavedelegering, ALT! Fremtiden er nå.
Ha klare retningslinjer for bruk av Teams
Teams gir uendelig med muligheter, samtidig som at plattformen er laget for å være brukervennlig. Hvordan kan man få dette til å fungere i praksis? Ved å etablere klare retningslinjer for bruk av Teams øker sannsynligheten for at alle ansatte vet hvordan plattformen skal brukes tilpasset til organisasjonen. Dette bidrar ikke bare til å maksimere effektiviteten og produktiviteten, men også til å unngå misforståelser og feilbruk.
Her er noen enkle tips for retningslinjer for bruk av Teams
-
Tydelig hvilket innhold som skal deles som innlegg i kanaler kontra bruk av chat
-
Hold samtaler i riktig kanal: Sørg for at diskusjoner og oppgaver holdes i tilhørende kanaler for å bevare orden og kontekst.
-
Bruk tagging: Tag kolleger eller kanaler ved å bruke @-symbolet for å sikre at viktige meldinger ikke blir oversett.
-
Bruk faner for å fremheve viktig informasjon: Pin de mest brukte filene og appene for rask tilgang.
-
Ha regler for hva som skal være standard kanal og privat kanal
Hvorfor skal din bedrift investere i forbedret bruk av Teams?
Økt Produktivitet: Teams samler alle verktøyene du trenger på ett sted, noe som gjør det enklere og raskere å utføre arbeidsoppgaver uten å bytte mellom forskjellige applikasjoner.
Forbedret Samarbeid: Teams kan gi en god opplevelse av samarbeid og samhold ved chat, deling av informasjon i kanaler og arbeid i dokumenter i sanntid.
Sikkerhet: Med robuste sikkerhetsfunksjoner som kryptering, flerfaktorautentisering og avanserte trusselbeskyttelser, sikrer Teams at dine data er beskyttet og at plattformen overholder internasjonale lovkrav og bransjestandarder.
Integrasjon med Microsoft 365 og tredjepartsapplikasjoner: Teams integreres sømløst med OneDrive, SharePoint og andre Microsoft 365-applikasjoner.
Brukervennlighet: Teams er laget for å være intuitivt og brukervennlig.
Hvorfor elsker jeg Microsoft Teams?
Microsoft Teams er mye mer enn bare et kommunikasjonsverktøy; det er en komplett plattform for samarbeid og produktivitet. Jeg elsker struktur og jeg elsker å ha alt samlet på et sted. Personlig har jeg mine applikasjoner festet i sidemenyen. Det er OneNote, Planner, Loop og Viva Engage. Min arbeidsplass har godt organiserte Teams- rom og kanaler. Der er det innlegg og relevant aktivitet. Vi legger til apper i kanalene og jobber med utallige dokumenter tilknytter mapper i de ulike kanalene. Og så har jeg enkeltchatter og gruppechatter som gir raskt svar.
Jeg elsker Teams fordi Teams gir meg det meste av hva jeg trenger i arbeidshverdagen samlet på et sted på en brukervennlig måte. Vi i Move AS kan hjelpe deg i gang med Teams ved å tilby kartlegging, opplæring og støtte for å sikre en smidig overgang til den nye plattformen. I tillegg kan Move AS skreddersy løsninger som passer kundens spesifikke behov, slik at de kan dra full nytte av alle funksjonene Teams har å tilby.
Haakon Engelsen Berg
